1. Trzy różne liczby, których nie wolno mieszać
Najczęstsze nieporozumienie w rozmowie o rentowności gabinetu polega na tym, że słowo „zysk” znaczy trzy różne rzeczy. My rozdzielamy je na stałe i nigdy nie używamy jednej nazwy dla drugiej.
Przychód
Ile pacjent zapłacił albo ma zapłacić. Nic więcej.
„Zostaje w gabinecie”
Przychód minus koszty, które istnieją tylko dlatego, że ten zabieg się odbył: laboratorium, materiały, wynagrodzenie lekarza, asystentka przy tym zabiegu, opłata za terminal, zapas na poprawkę. Nie zawiera kosztu utrzymania gabinetu. To liczba do porównywania zabiegów między sobą, bo nie zależy od żadnego arbitralnego podziału czynszu.
„Szacowany zysk”
„Zostaje w gabinecie” minus koszt czasu fotela. Zawsze z dopiskiem szacunek, bo wynik zależy od przyjętego kosztu godziny. To liczba do rozmowy o wyniku gabinetu — nie do porównywania zabiegów.
Reguła: jeśli gdziekolwiek w naszym raporcie albo na stronie zobaczysz słowo „zysk” użyte dla pierwszych dwóch pozycji — to jest błąd i chcemy o nim wiedzieć.
2. W jakiej kolejności odejmujemy
Kolejność ma znaczenie, bo wynagrodzenie lekarza często liczy się od kwoty, która sama zależy od wcześniejszych odjęć. Robimy to zawsze tak samo:
| Krok | Kwota |
|---|---|
| Cena z cennika | 2 900,00 zł |
| − rabat | −150,00 zł |
| = kwota, którą płaci pacjent | 2 750,00 zł |
| − laboratorium | −620,00 zł |
| − materiały (brutto) | −165,00 zł |
| − lekarz: 40% liczone po laboratorium, czyli od 2 130 zł | −852,00 zł |
| − asystentka (75 minut) | −85,00 zł |
| − terminal 1,1% | −30,25 zł |
| Zostaje w gabinecie | 997,75 zł |
| to 36,3% ceny, a na godzinę pracy | 798,20 zł/h |
| − koszt czasu fotela (75 min × 168 zł/h) | −210,00 zł |
| Szacowany zysk | 787,75 zł |
To jest ten sam przykład, który liczy kalkulator na stronie głównej. Możesz go przeliczyć na swoich liczbach.
3. Cztery podstawy prowizji lekarza
Umowa mówi „40%”. Ale czterdzieści procent od jakiej kwoty? Wszystkie cztery odpowiedzi są zgodne z tym samym zapisem w umowie, a dają zupełnie inny wynik dla gabinetu.
| Od czego liczony procent | Zostaje w gabinecie |
|---|---|
| od ceny z cennika, przed rabatem | 689,75 zł |
| od kwoty zapłaconej przez pacjenta | 749,75 zł |
| po odjęciu laboratorium | 997,75 zł |
| po odjęciu laboratorium i materiałów | 1 063,75 zł |
| Różnica na jednej koronie | 374,00 zł |
| Przy 220 koronach w roku | 82 280,00 zł |
W panelu (Lekarze → Prowizje i rozliczenia) stawkę i podstawę ustawia się dla każdego lekarza, a przy pojedynczej pozycji cennika można wpisać inną stawkę albo podstawę. Kwotę stałą za zabieg zamiast procentu liczy kalkulator marży. Zmiana warunków rozliczenia lekarza obowiązuje od wskazanego miesiąca: miesiące wcześniejsze liczą się według dawnych warunków, a późniejsze według nowych. Brak reguły, kosztu laboratorium albo godzin oznacza wynik niepełny, nie zero.
Przykład: implant, podstawa po wszystkich kosztach
Korona wyżej liczy prowizję po odjęciu laboratorium. Implant — najdroższa pozycja w cenniku — pokazuje czwartą podstawę z tabeli powyżej na prawdziwej pracy: 40% liczone dopiero po laboratorium i komponentach.
| Krok | Kwota |
|---|---|
| Cena z cennika | 9 900,00 zł |
| − laboratorium (korona na implancie) | −980,00 zł |
| − komponenty (wszczepka, łącznik, śruba) | −2 450,00 zł |
| − lekarz: 40% liczone po wszystkich kosztach, czyli od 6 470 zł | −2 588,00 zł |
| − asystentka | −170,00 zł |
| − terminal 1,1% | −108,90 zł |
| Zostaje w gabinecie | 3 603,10 zł |
| − koszt czasu fotela (3 h × 168 zł/h) | −504,00 zł |
| Po odjęciu czasu fotela | 3 099,10 zł |
To 36,4% ceny — niemal ten sam procent, co 36,3% na koronie wyżej, mimo że kwota jest ponad trzykrotnie wyższa. Ten sam przykład liczy kalkulator.
Jedna rzecz, o której się zapomina
Jeśli procent lekarza liczy się od kwoty zależnej od ceny, to podniesienie ceny podnosi też jego wynagrodzenie. Przy stawce 40% i terminalu 1,1% z każdych dodatkowych 100 zł w gabinecie zostaje 58,90 zł, nie 100 zł. Dlatego cenę potrzebną do celu liczymy równaniem.
4. Koszt godziny fotela
Bierzemy koszty, które gabinet płaci niezależnie od tego, czy dziś ktoś przyszedł: czynsz, media, sprzęt i serwis, sterylizację, rejestrację i administrację, oprogramowanie, marketing. Dzielimy je przez godziny naprawdę przepracowane, a nie przez godziny otwarcia.
godziny przepracowane = godziny otwarcia × obłożenie
koszt godziny fotela = koszty stałe ÷ godziny przepracowane
Dzielenie przez godziny otwarcia zawsze zaniża wynik, bo pusty fotel też kosztuje czynsz. Przy obłożeniu 70% koszt liczony po godzinach otwarcia jest o 30% za niski. Kalkulator kosztu godziny fotela pokazuje to na Twoich kosztach.
Czego tu nie ma: wynagrodzeń lekarzy i materiałów przypisanych do zabiegu. Te liczą się osobno przy każdej pracy — gdyby były i tu, i tam, policzylibyśmy je dwa razy.
5. Dlaczego materiały bierzemy brutto
Usługi stomatologiczne są zwolnione z VAT. Gabinet, który wykonuje tylko takie usługi, nie odlicza VAT-u od zakupów — więc materiał z faktury na 165 zł brutto kosztuje go dokładnie 165 zł, a nie 134,15 zł netto.
Przy 220 koronach w roku to 6 787 zł kosztu, którego kalkulatory liczące „po netto” nie widzą wcale. Usługi techników dentystycznych są zwolnione z VAT osobnym przepisem, więc tam brutto i netto są sobie równe.
Rozróżniamy trzy stany: zwolniony (koszt = brutto), czynny podatnik (koszt = netto) i działalność mieszana (koszt = netto + VAT × część nieodliczana, według Twojego współczynnika).
6. Poprawka: dwie kwoty, nigdy jedna
Kiedy praca wraca do laboratorium na gwarancji, faktura pokazuje zero. Gabinet płaci jednak dwiema różnymi walutami i my ich nie sumujemy:
- Pieniądz, który wyszedł — kurier, materiał, asystentka, koszt fotela. W przykładzie poprawki w gwarancji (kurier 35 zł, materiał 55 zł, asysta 40 zł, 45 minut fotela): 256 zł.
- Pieniądz, który nie wszedł — te 45 minut mogło zarobić 798 zł na godzinę, czyli 598,65 zł.
Zsumowanie ich dałoby liczbę, której nie da się obronić przed księgowym, bo pierwsza jest kosztem, a druga utraconą szansą. Pokazujemy obie osobno i podpisane. Policz to u siebie.
7. Produkcja to nie wpłata
Zabieg wykonany nie znaczy zapłacony. Prowadzimy więc dwie ścieżki równolegle: ile się należy i ile wpłynęło. Jeśli lekarz ma procent od inkasa, a pacjent zapłacił 2 200 z 2 750 zł, to gabinetowi zostaje z tej korony 425,80 zł, a nie 975,80 zł — i pokazujemy to zdaniem, nie tylko liczbą.
8. Czego nie udajemy
Wynik z ukrytą dziurą jest gorszy niż brak wyniku. Dlatego każda pozycja ma jeden z trzech stanów:
- pewne — wpisane albo z faktury,
- szacunek — wartość domyślna albo średnia, zawsze oznaczona,
- brak — pokazujemy zdaniem, nigdy jako „0,00 zł”.
Jeśli brakuje kosztu materiałów dla jakiegoś zabiegu, nie pokazujemy jego marży — pokazujemy „nie znamy kosztu materiałów, uzupełnij, żeby zobaczyć wynik”. Pewność na poziomie gabinetu liczymy jako udział przychodu pokrytego danymi pewnymi, a nie jako procent wypełnionych pól: braki przy higienizacji i przy implantach znaczą coś zupełnie innego.
Skąd bierzemy ceny rynkowe
Ceny z cenników publikowanych na stronach gabinetów czytamy automatycznie, z poszanowaniem pliku robots.txt. Adresy stron pochodzą z otwartego rejestru: Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, Centrum e-Zdrowia, dane.gov.pl, licencja CC BY 4.0. Pokazujemy medianę miasta dopiero od pięciu gabinetów i zawsze z datą odczytu.
Wersje
Każdy raport ma numer wersji wzorów i wskazanie, z jakich cenników został policzony. Zmiana wzoru nie przelicza raportów wydanych wcześniej — inaczej nikt nie byłby w stanie wyjaśnić, dlaczego ta sama korona z marca ma dziś inny wynik.
Błąd we wzorze? Napisz przez formularz kontaktowy. Poprawimy i dopiszemy, co się zmieniło.