Nie musisz nam wierzyć.
Możesz sprawdzić.

1. Trzy różne liczby, których nie wolno mieszać

Najczęstsze nieporozumienie w rozmowie o rentowności gabinetu polega na tym, że słowo „zysk" znaczy trzy różne rzeczy. My rozdzielamy je na stałe i nigdy nie używamy jednej nazwy dla drugiej.

Przychód

Ile pacjent zapłacił albo ma zapłacić. Nic więcej.

„Zostaje po zabiegu”

Przychód minus koszty, które istnieją tylko dlatego, że ten zabieg się odbył: laboratorium, materiały, wynagrodzenie lekarza, asystentka przy tym zabiegu, opłata za terminal, zapas na poprawkę. Nie zawiera kosztu utrzymania gabinetu. To liczba do porównywania zabiegów między sobą, bo nie zależy od żadnego arbitralnego podziału czynszu.

„Szacowany zysk”

„Zostaje po zabiegu” minus koszt czasu fotela. Zawsze z dopiskiem szacunek, bo wynik zależy od przyjętego kosztu godziny. To liczba do rozmowy o wyniku gabinetu — nie do porównywania zabiegów.

2. W jakiej kolejności odejmujemy

Kolejność ma znaczenie, bo wynagrodzenie lekarza często liczy się od kwoty, która sama zależy od wcześniejszych odjęć. Robimy to zawsze tak samo:

Krok	Kwota
Cena z cennika	2 900,00 zł
− rabat	−150,00 zł
= kwota, którą płaci pacjent	2 750,00 zł
− laboratorium	−620,00 zł
− materiały (brutto)	−165,00 zł
− lekarz: 40% liczone po laboratorium, czyli od 2 130 zł	−852,00 zł
− asystentka (75 minut)	−85,00 zł
− terminal 1,1%	−30,25 zł
Zostaje po zabiegu	997,75 zł
to 36,3% ceny, a na godzinę pracy	798,20 zł/h
− koszt czasu fotela (75 min × 168 zł/h)	−210,00 zł
Szacowany zysk	787,75 zł

To jest ten sam przykład, który liczy kalkulator na stronie głównej. Możesz go przeliczyć na swoich liczbach.

3. Cztery podstawy prowizji lekarza

Umowa mówi „40%”. Ale czterdzieści procent od jakiej kwoty? Wszystkie cztery odpowiedzi są zgodne z tym samym zapisem w umowie, a dają zupełnie inny wynik dla gabinetu.

Od czego liczony procent	Zostaje w gabinecie
od ceny z cennika, przed rabatem	689,75 zł
od kwoty zapłaconej przez pacjenta	749,75 zł
po odjęciu laboratorium	997,75 zł
po odjęciu laboratorium i materiałów	1 063,75 zł
Różnica na jednej koronie	374,00 zł
Przy 220 koronach w roku	82 280,00 zł

Silnik obsługuje też kwotę stałą za zabieg, stawkę zależną od kategorii, minimum dzienne, progi obrotowe i podział między dwóch lekarzy. Każda zasada ma datę obowiązywania: zmiana warunków dziś nie przelicza rozliczeń z zamkniętych miesięcy.

Jedna rzecz, o której się zapomina

Jeśli procent lekarza liczy się od kwoty zależnej od ceny, to podniesienie ceny podnosi też jego wynagrodzenie. Przy stawce 40% i terminalu 1,1% z każdych dodatkowych 100 zł w gabinecie zostaje 58,90 zł, nie 100 zł. Dlatego przy rekomendacji ceny liczymy to równaniem, a nie zgadywaniem.

4. Koszt godziny fotela

Bierzemy koszty, które gabinet płaci niezależnie od tego, czy dziś ktoś przyszedł: czynsz, media, sprzęt i serwis, sterylizację, rejestrację i administrację, oprogramowanie, marketing. Dzielimy je przez godziny naprawdę przepracowane, a nie przez godziny otwarcia.

Dzielenie przez godziny otwarcia zawsze zaniża wynik, bo pusty fotel też kosztuje czynsz. Przy obłożeniu 70% różnica wynosi 43%. Kalkulator kosztu godziny fotela pokazuje to na Twoich kosztach.

Czego tu nie ma: wynagrodzeń lekarzy i materiałów przypisanych do zabiegu. Te liczą się osobno przy każdej pracy — gdyby były i tu, i tam, policzylibyśmy je dwa razy.

5. Dlaczego materiały bierzemy brutto

Usługi stomatologiczne są zwolnione z VAT. Gabinet, który wykonuje tylko takie usługi, nie odlicza VAT-u od zakupów — więc materiał z faktury na 165 zł brutto kosztuje go dokładnie 165 zł, a nie 134,15 zł netto.

Przy 220 koronach w roku to 6 787 zł kosztu, którego kalkulatory liczące „po netto” nie widzą wcale. Usługi techników dentystycznych są zwolnione z VAT osobnym przepisem, więc tam brutto i netto są sobie równe.

Silnik obsługuje trzy stany: zwolniony (koszt = brutto), czynny podatnik (koszt = netto) i działalność mieszana (koszt = netto + VAT × część nieodliczana, według Twojego współczynnika).

6. Poprawka: dwie kwoty, nigdy jedna

Kiedy praca wraca do laboratorium na gwarancji, faktura pokazuje zero. Gabinet płaci jednak dwiema różnymi walutami i my ich nie sumujemy:

• Pieniądz, który wyszedł — kurier, materiał, asystentka, koszt fotela. W przykładzie: 256 zł.
• Pieniądz, który nie wszedł — te 45 minut mogło zarobić 798 zł na godzinę, czyli 598,65 zł.

Zsumowanie ich dałoby liczbę, której nie da się obronić przed księgowym, bo pierwsza jest kosztem, a druga utraconą szansą. Pokazujemy obie osobno i podpisane. Policz to u siebie.

7. Produkcja to nie wpłata

Zabieg wykonany nie znaczy zapłacony. Prowadzimy więc dwie ścieżki równolegle: ile się należy i ile wpłynęło. Jeśli lekarz ma procent od inkasa, a pacjent zapłacił 2 200 z 2 750 zł, to gabinetowi zostaje z tej korony 425,80 zł, a nie 975,80 zł — i pokazujemy to zdaniem, nie tylko liczbą.

8. Czego nie udajemy

Wynik z ukrytą dziurą jest gorszy niż brak wyniku. Dlatego każda pozycja ma jeden z trzech stanów:

• pewne — wpisane albo z faktury,
• szacunek — wartość domyślna albo średnia, zawsze oznaczona,
• brak — pokazujemy zdaniem, nigdy jako „0,00 zł”.

Jeśli brakuje kosztu materiałów dla jakiegoś zabiegu, nie pokazujemy jego marży — pokazujemy „nie znamy kosztu materiałów, uzupełnij, żeby zobaczyć wynik”. Pewność na poziomie gabinetu liczymy jako udział przychodu pokrytego danymi pewnymi, a nie jako procent wypełnionych pól: braki przy higienizacji i przy implantach znaczą coś zupełnie innego.

Wersje

Każdy raport ma numer wersji silnika i wskazanie, z jakich cenników został policzony. Zmiana wzoru nie przelicza raportów wydanych wcześniej — inaczej nikt nie byłby w stanie wyjaśnić, dlaczego ta sama korona z marca ma dziś inny wynik.