Dokument

Polityka prywatności

Jakie dane przetwarzamy, po co, jak długo i komu je przekazujemy. Dane pacjentów gabinetu przetwarzamy wyłącznie w jego imieniu, w postaci pseudonimów.

Wersja: 2026-10-13 · dotyczy adresu dentmargin.pl


1. Kto jest administratorem

Administratorem danych, o których mowa w punkcie 3, jest Maciej Jakubiec, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą MACIEJ JAKUBIEC DENTPRIME, ul. Imbirowa 1, 51-311 Kiełczówek, NIP 5472181968.

Kontakt w sprawach danych: kontakt@dentmargin.pl.

Nie powołaliśmy IOD; potrzebę oceniamy okresowo.

2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

DentMargin to system finansowy dla gabinetów stomatologicznych. W zależności od rodzaju danych występujemy w jednej z dwóch ról.

  1. Jako administrator przetwarzamy dane osób, które kontaktują się z nami, zakładają konto, kupują plan, korzystają z narzędzi na stronie, zgłaszają awarie albo są wymienione w publicznych cennikach odczytywanych w module Rynek (punkty 3 i 5).
  2. Jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) przetwarzamy dane, które gabinet wprowadza do panelu: pseudonimy i numery kart pacjentów, daty i rodzaje świadczeń, kwoty, plany leczenia oraz dane personelu. Administratorem tych danych jest gabinet. Zasady określa umowa powierzenia przetwarzania danych, która stanowi załącznik do Regulaminu i jest zawierana przy założeniu konta gabinetu (treść umowy).

Dane o świadczeniach powiązane z pacjentem mogą być danymi o zdrowiu (art. 9 RODO). Pseudonimizacja nie jest anonimizacją: pseudonim, numer karty i data wizyty w rękach gabinetu pozwalają ustalić osobę, więc są danymi osobowymi (motyw 26 RODO). Dlatego traktujemy je z najwyższą ostrożnością, także wtedy, gdy nie znamy imienia i nazwiska pacjenta.

Do analizy finansowej nie są potrzebne imiona, nazwiska, numery PESEL ani dokumentacja medyczna — import ich nie wczytuje. Identyfikator pacjenta z programu gabinetowego jest zamieniany w przeglądarce na pseudonim przed zapisem. Przy planach leczenia zapisujemy numer karty z programu gabinetowego, żeby zespół gabinetu odnalazł kartę. Dane kontaktowe pacjentów (e-mail, telefon) przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy gabinet włączy moduł danych kontaktowych po zaakceptowaniu umowy powierzenia.

3. Dane, których jesteśmy administratorem: cele, podstawy, okresy

CelJakie danePodstawa prawnaJak długo
Odpowiedź na wiadomość (e-mail, formularz kontaktowy)adres e-mail, temat i treść wiadomości, data; w formularzu także skrót adresu IP (z tajną solą) do limitu zgłoszeńart. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby) albo lit. f (uzasadniony interes: odpowiedź na zapytanie)12 miesięcy od otrzymania wiadomości, potem usuwamy automatycznie; skrót IP: 2 dni
Prowadzenie konta (Start, Margin, Margin Pro): rejestracja, logowanie, role w gabinecieadres e-mail, hasło w postaci skrótu, identyfikator konta, nazwa gabinetu i dane gabinetu podane przy rejestracji (np. NIP, adres strony), rola, historia operacji w koncieart. 6 ust. 1 lit. b RODOdo usunięcia konta, a po nim 30 dni (karencja usunięcia); w kopiach zapasowych dane znikają w ciągu kolejnych 14 dni
Wykazanie zawarcia umowy: akceptacja Regulaminu i umowy powierzeniaidentyfikator konta i gabinetu, nazwa dokumentu, wersja, skrót SHA-256 treści, data i godzina akceptacjiart. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie umowy) i lit. f (uzasadniony interes: wykazanie zawarcia umowy i obrona przed roszczeniami)6 lat od końca roku akceptacji
Zakup planu i płatnośćdane nabywcy do faktury (nazwa, adres, NIP), kwota, plan, identyfikator transakcji, status płatnościart. 6 ust. 1 lit. b RODOdo zakończenia umowy; dane dokumentów księgowych według następnego wiersza
Obowiązki podatkowe i rachunkowe (faktury)dane z faktury, kwoty, daty, identyfikator transakcjiart. 6 ust. 1 lit. c RODO5 lat od końca roku podatkowego
Wiadomości transakcyjne: potwierdzenie adresu, reset hasła, koniec okresu próbnego, płatność, zmiana regulaminuadres e-mail, treść wiadomości, dziennik wysyłkiart. 6 ust. 1 lit. b RODOdo usunięcia konta + 30 dni
Wskazówki e-mail w okresie próbnym (do 5 wiadomości)adres e-mail, data i godzina zgody, dziennik wysłanych wiadomości, liczby z panelu użyte w treści wiadomościart. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (niezaznaczony checkbox przy rejestracji albo przełącznik w panelu), a także zgoda na komunikację elektroniczną wg art. 398 PKEdo wycofania zgody albo końca okresu próbnego; dziennik wysyłek do usunięcia konta
Listy e-mail z liczbami gabinetu: list tygodniowy „Twoja marża”, alerty, raport miesięcznyadres e-mail, data zgody, liczby z cennika i panelu gabinetu, dziennik wysłanych listówart. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, wycofywana odnośnikiem w każdym liście albo w panelu (Konto)do wycofania zgody; dziennik wysyłek do usunięcia konta
Raport cennika ze strony gabinetu wysłany na e-mailadres e-mail, domena sprawdzanej strony, treść zgody, skrót adresu IP (z tajną solą)art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda zaznaczona w formularzu; skrót IP: lit. f RODOadres e-mail: 30 dni, potem usuwamy automatycznie; skrót IP: 2 dni
Ochrona narzędzi przed nadużyciem: limity sprawdzeń cennika, podpowiedzi z NIP-uskrót adresu IP (z tajną solą, bez możliwości odczytania adresu), domena sprawdzanej strony, liczba pozycjiart. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: bezpieczeństwo i ciągłość usługiskrót IP: 2 dni; domena i liczba pozycji: 90 dni
Ochrona przed nadużyciem okresu próbnego: jeden okres próbny na adres e-mailidentyfikator konta, znormalizowany klucz adresu e-mail (małe litery, bez części po znaku „+”, dla poczty Google bez kropek), data wykorzystania okresuart. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: zapobieganie nadużyciom i wielokrotnemu zakładaniu kont próbnychprzez czas istnienia konta; po usunięciu konta — 30 dni
Zgłoszenia awarii z paneluoczyszczony opis błędu (bez danych pacjentów, kwot i adresów e-mail), ekran, wersja paczki, identyfikator gabinetu, dataart. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: wykrywanie i usuwanie awarii90 dni
Dziennik zdarzeń gabinetu: kto, kiedy i co zmienił (role, zaproszenia, importy, cennik, ustawienia, eksport, usunięcie) oraz dziennik dostępu do danych kontaktowych pacjentówidentyfikator i rola konta, rodzaj zdarzenia, obiekt, skróty zmienionej treści; bez danych pacjentówart. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: bezpieczeństwo, rozliczalność i wykazanie, kto miał dostęp do danych24 miesiące
Wycofany program partnerski dla biur rachunkowych i pracowni: zgłoszenia przyjęte przed 13 października 2026nazwa firmy, NIP, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), treść zgody, kod polecenia, polecone gabinetyart. 6 ust. 1 lit. f RODO (rozliczenia i obrona przed roszczeniami) oraz lit. c (dokumenty księgowe)5 lat od końca roku podatkowego; nowych zgłoszeń nie przyjmujemy, a prowizji nie naliczamy
Bezpieczeństwo serwisu: dzienniki techniczne połączeńadres IP, typ przeglądarki, czas wizyty, adres wejściaart. 6 ust. 1 lit. f RODOlogi 90 dni
Statystyka odwiedzin (anonimowe dzienne sumy)strona, rodzaj źródła wejścia, rodzaj urządzenia, użycie kalkulatora; bez adresu IP i identyfikatora odwiedzającegoart. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona w banerze (art. 399 PKE); bez zgody nic nie wysyłamy25 miesięcy; wycofanie zgody w „Ustawieniach prywatności” w stopce
Zapamiętanie Twojego wyboru w sprawie statystykjeden wpis w pamięci przeglądarki: wybór („akceptuję” albo „odrzucam”) i dataart. 6 ust. 1 lit. f RODO; przechowywanie niezbędne do wykonania Twojej decyzji (art. 399 PKE nie wymaga zgody na takie zapisanie)do 12 miesięcy, potem zapytamy ponownie
Reklamacje, roszczenia i ich obronadane z reklamacji i korespondencjiart. 6 ust. 1 lit. c i f RODO3 lata od zakończenia sprawy

4. Dane przetwarzane w imieniu gabinetu

Poniższe dane wprowadza do panelu gabinet. Administratorem jest gabinet, a my działamy wyłącznie na jego udokumentowane polecenie. Podstawę prawną przetwarzania (art. 6 oraz, dla danych o zdrowiu, art. 9 ust. 2 RODO) ustala i ponosi gabinet; my przetwarzamy dane na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).

CelJakie danePodstawa po naszej stronieJak długo
Analiza finansowa gabinetu: wynik, gotówka, marże, prowizje, kosztypseudonim pacjenta, daty i rodzaje świadczeń, kwoty, wpłaty, cenniki, kosztyumowa powierzenia (art. 28 RODO)do końca umowy z gabinetem, potem zwrot albo usunięcie w ciągu 30 dni
Plany leczenia i ich etapy w ujęciu administracyjno-finansowympseudonim i numer karty pacjenta z programu gabinetowego, plan, etapy, kwotyumowa powierzenia (art. 28 RODO)do końca umowy z gabinetem, potem zwrot albo usunięcie w ciągu 30 dni
Dane personelu: rozliczenia z lekarzami i zespołem, konta użytkownikówimię i nazwisko albo etykieta lekarza, stawka i podstawa prowizji, wyniki przypisane do lekarza, adres e-mail i rola użytkownikaumowa powierzenia (art. 28 RODO)do końca umowy z gabinetem, potem zwrot albo usunięcie w ciągu 30 dni
Moduł danych kontaktowych i przypomnień (tylko po włączeniu przez właściciela gabinetu)adres e-mail i numer telefonu pacjenta, historia przypomnieńumowa powierzenia (art. 28 RODO); włączenie wymaga zaakceptowanej umowy90 dni po zamknięciu przypadku albo po wyłączeniu modułu (ustawienie gabinetu: od 1 do 730 dni); dziennik dostępu — 24 miesiące
Oferta leczenia dla pacjenta i dane przesyłane z programu gabinetowego automatycznie (kodem połączenia nadanym przez gabinet)pseudonim pacjenta, treść oferty, skrót treści, dowód akceptacjiumowa powierzenia (art. 28 RODO)do końca umowy z gabinetem, potem zwrot albo usunięcie w ciągu 30 dni

Kopie zapasowe zawierające te dane są usuwane w cyklu rotacji (14 ostatnich kopii dziennych). Gabinet może w każdej chwili pobrać archiwum swoich danych i zlecić usunięcie gabinetu; usunięcie ma 30-dniową karencję, w której można je anulować.

Jeżeli jesteś pacjentem gabinetu i chcesz skorzystać z praw z punktu 8 — zwróć się do gabinetu, który odpowiada za Twoje dane. Wniosek, który trafi do nas, przekażemy gabinetowi w ciągu 5 dni roboczych i pomożemy mu go zrealizować.

5. Moduł Rynek: ceny z publicznych stron gabinetów (art. 14 RODO)

W module Rynek zbieramy ceny zabiegów z publicznych cenników na stronach internetowych gabinetów stomatologicznych. Listę gabinetów budujemy na podstawie danych z OpenStreetMap (nazwa, adres, adres strony) oraz stron, które wskazali nam użytkownicy. Nie otrzymaliśmy tych danych od osób, których dotyczą, dlatego informujemy o tym tutaj.

6. Komu przekazujemy dane

OdbiorcaRolaZakresKraj i lokalizacja danychPodstawa przekazania
Supabase, Inc.podmiot przetwarzającybaza danych i logowanie: konta, dane gabinetów, dane wprowadzane do paneluUE (Irlandia) — region bazy; dostawca ma siedzibę w USAdane przechowywane w UE; ewentualny dostęp z USA na podstawie standardowych klauzul umownych
Cloudflare, Inc.podmiot przetwarzającyserwowanie strony i panelu (CDN), dane techniczne połączenia (adres IP, nagłówki przeglądarki)USA; sieć globalnaEU–U.S. Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne
Resend (Plus Five Five, Inc.)podmiot przetwarzającywysyłka wiadomości e-mail (adresat, temat i treść wiadomości, metadane i logi wysyłki)USA — dane konta, metadane wiadomości i logi są przechowywane w USA niezależnie od regionu wysyłkiEU–U.S. Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne
Google (Google Ireland Limited / Google LLC)podmiot przetwarzającyprzechowywanie kopii zapasowych bazy; wyłącznie kopie zaszyfrowane (AES-256-GCM) kluczem przechowywanym poza Google — Google nie ma dostępu do treściUE/USAstandardowe klauzule umowne
Stripe Payments Europe, Limitedodrębny administratorobsługa płatności; dane karty i kod BLIK klient podaje wyłącznie operatorowi; operator nie otrzymuje danych pacjentówIrlandia (UE); spółki grupy Stripe mogą przetwarzać dane w USAstandardowe klauzule umowne i Data Privacy Framework (szczegóły: stripe.com/privacy)

Biuro rachunkowe gabinetu uzyskuje dostęp do danych gabinetu wyłącznie z zaproszenia gabinetu, jako jego użytkownik — nie jest naszym podwykonawcą. Dostęp mają też, w zakresie wynikającym z przepisów, doradcy prawni oraz organy publiczne uprawnione przepisami.

Zmianę listy podmiotów przetwarzających dane gabinetów zapowiadamy z 14-dniowym wyprzedzeniem, e-mailem na adres właściciela konta, z prawem sprzeciwu (zob. umowa powierzenia). Danych nie sprzedajemy i nie przekazujemy do profilowania reklamowego.

7. Czy dane wychodzą poza Unię

Dane kont i gabinetów przechowujemy w bazie w regionie UE (Irlandia). Część dostawców ma siedzibę w USA albo przetwarza dane w USA (tabela w punkcie 6). Przekazanie opiera się na unijno-amerykańskich ramach ochrony danych (Data Privacy Framework) albo na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej — dla każdego dostawcy wskazanych w tabeli. Kopie zapasowe są wyłącznie zaszyfrowane kluczem, który przechowujemy poza dostawcą kopii. Stripe Payments Europe, Limited może przekazywać dane płatności spółkom z grupy Stripe w USA na podstawie standardowych klauzul umownych i Data Privacy Framework; szczegóły podaje polityka prywatności Stripe (stripe.com/privacy). Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać na adres kontakt@dentmargin.pl.

8. Twoje prawa

W zakresie danych, których jesteśmy administratorem, masz prawo do:

Sprzeciw (art. 21)

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Dotyczy to w szczególności punktu 5 (moduł Rynek), dzienników technicznych i ochrony przed nadużyciami. Po sprzeciwie przestaniemy przetwarzać dane, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec Twoich interesów, albo dane będą potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak skorzystać z praw i gdzie się poskarżyć

Wnioski przyjmujemy na kontakt@dentmargin.pl i odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Prawa dotyczące danych pacjentów realizuje gabinet jako ich administrator (punkt 4). Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Decyzje zautomatyzowane i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profilujemy w rozumieniu art. 22 RODO. Wyliczenia w panelu (marże, prognozy, alerty) dotyczą finansów gabinetu i służą gabinetowi do podejmowania własnych decyzji; nie oceniamy osób.

Środek przeciw nadużyciom. Okres próbny przysługuje jeden raz na adres e-mail. Aby to sprawdzić, porównujemy znormalizowany klucz adresu i identyfikator konta z wcześniejszymi okresami próbnymi (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Mechanizm nie rozstrzyga o zawarciu umowy ani o dostępie do usługi: konto i plan Start pozostają dostępne, a płatny plan można kupić bez okresu próbnego. Jeśli uważasz, że reguła zadziałała błędnie, napisz na kontakt@dentmargin.pl, a człowiek rozpatrzy sprawę.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie założymy konta, bez danych do faktury nie zawrzemy umowy płatnej, a bez zaakceptowania Regulaminu i umowy powierzenia nie uruchomimy gabinetu. Zgody na wiadomości z poradami, listy e-mail i statystykę są dobrowolne i niezależne od konta. Korzystanie z kalkulatorów nie wymaga podania żadnych danych.

11. Naruszenia ochrony danych

12. Jak chronimy dane

13. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

  1. Niezbędne — sesja i logowanie w panelu (token sesji w pamięci przeglądarki) oraz dane robocze panelu zapisane lokalnie (np. cennik odczytany ze strony, który czeka na założenie konta). Bez nich panel nie działa; nie wymagają zgody.
  2. Zapamiętanie Twojego wyboru w sprawie statystyki — jeden wpis w pamięci przeglądarki. To przechowywanie niezbędne do wykonania Twojej decyzji; bez niego baner pytałby przy każdej wizycie.
  3. Statystyka odwiedzin — wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze. Baner ma dwa równorzędne przyciski: „Akceptuję statystyki” i „Odrzucam”. Do czasu zgody nie wysyłamy żadnych żądań pomiaru. Wybór zmienisz w każdej chwili przez „Ustawienia prywatności” w stopce. Sygnał „Do Not Track” lub „Global Privacy Control” z przeglądarki traktujemy jako odmowę i nie pytamy.
  4. Pamięć kalkulatorów — kalkulatory niczego nie zapisują automatycznie. Liczby zapisują się w Twojej przeglądarce dopiero po kliknięciu „Zapamiętaj w tej przeglądarce”, a przycisk „Wyczyść” je usuwa. Nigdy nie trafiają na nasz serwer.
  5. Nie używamy cookies marketingowych ani narzędzi reklamowych firm trzecich.

Statystyka odwiedzin. Gdy zgodzisz się na statystykę, liczymy odwiedziny w sposób anonimowy: zapisujemy wyłącznie dzienne sumy — którą stronę otwarto, z jakiego rodzaju źródła (np. wyszukiwarka, link bezpośredni, nazwa kampanii z adresu), czy z telefonu czy z komputera, oraz że ktoś użył kalkulatora, kliknął „Wypróbuj”, odczytał cennik ze strony albo poprosił o raport e-mailem. Sam pomiar nie zapisuje niczego w Twojej przeglądarce. Nie zapisujemy wartości wpisanych w kalkulatory i formularze, adresu e-mail, pełnego adresu strony, z której przychodzisz, ani adresu IP. Do ochrony przed nadużyciami przez jedną dobę przechowujemy jednokierunkowy skrót adresu IP z losową solą zmienianą codziennie, oddzielnie od statystyki; po dobie skrót i sól są usuwane. Statystyka nie pozwala zidentyfikować osoby i jest przechowywana 25 miesięcy. W panelu klienta nie prowadzimy statystyki odwiedzin.

14. Wersje dokumentu

Obowiązuje wersja z 13 października 2026 r. Poprzednią wersję (2026-10-06) udostępniamy na prośbę wysłaną na kontakt@dentmargin.pl. O istotnych zmianach informujemy w serwisie, a użytkowników kont — e-mailem.

Data ostatniej aktualizacji: 13 października 2026.