Funkcja, a nie poradnik
Ta strona opisuje, co DentMargin robi z fakturami z KSeF. Terminy, limit 10 000 zł, obowiązki wystawiania i odbierania faktur oraz zasady dla pacjentów opisuje osobny poradnik o KSeF w gabinecie. Nie jest to doradztwo podatkowe; szczegóły dotyczące Twojej działalności ustal z księgową albo biurem rachunkowym.
Problem, który KSeF zostawia gabinetowi
KSeF porządkuje format faktury, ale nie przypisuje jej do prac. Faktura z laboratorium dotyczy konkretnych koron i mostów. Jeśli nikt jej do nich nie przypisze, koszt laboratorium ląduje w jednej kwocie, a Wkład zabiegu jest zawyżony. Podobnie z hurtownią: pozycje w stałym formacie ułatwiają porównanie cen materiałów między dostawcami i miesiącami, ale tylko wtedy, gdy ktoś je porówna.
Jak to działa
- Pobranie XMLPobierasz fakturę z portalu KSeF jako plik XML. Nie podajesz tokenu ani danych logowania do KSeF.
- Wczytanie w przeglądarcePlik czyta przeglądarka. Sprzedawca, numer, data i pozycje odczytują się same.
- PrzypisanieKażdą pozycję przypisujesz do laboratorium, materiałów, komponentów, opłaty systemowej albo kosztu nieliczonego do zabiegu. Podpowiadamy kategorię z nazwy dostawcy i Twoich wcześniejszych wyborów, ale zatwierdzasz Ty.
- Wkład zabieguZapisane koszty trafiają do Wkładu pozycji cennika i lekarza oraz do Wyniku miesiąca.
Uczciwie o zakresie
- Bezpośredniego połączenia z KSeF jeszcze nie ma. Fakturę pobierasz z portalu jako XML i wczytujesz do DentMargin.
- Faktury w PDF wczytujesz przez skopiowanie tekstu. Odczytu zdjęć i skanów dziś nie oferujemy.
- DentMargin nie wystawia faktur i nie wysyła ich do KSeF. Do tego służy program do faktur albo program gabinetowy.
- Kategorię każdej pozycji potwierdzasz Ty; system niczego nie księguje po cichu.
Wczytywanie faktur: Import faktur. Powiązane: wyciąg bankowy i program do analizy gabinetu.
Dla kogo jest ta funkcja
Dla gabinetów, które kupują prace w laboratorium protetycznym i materiały u dostawców, więc mają faktury kosztowe z dużą liczbą pozycji. Szczególnie tam, gdzie koszt laboratorium dotyczy wielu prac naraz i nikt nie ma czasu rozdzielać go ręcznie. Od 1 lutego 2026 takie faktury i tak przychodzą przez KSeF, więc plik XML jest dostępny bez dodatkowej pracy.
Gabinety i biura rachunkowe, które już pobierają faktury z KSeF do księgowości, mogą z tego samego pliku zasilić analizę kosztów. Biuro rachunkowe pracuje wtedy na koncie z rolą bez prawa zmian; zasady opisuje strona Dla biur rachunkowych.
Co dzieje się z kosztem po zapisaniu
Zapisana pozycja przestaje być kwotą na fakturze, a staje się kosztem konkretnej pracy. Wkład korony liczy się wtedy z faktycznej ceny z laboratorium, a nie z ceny z cennika sprzed pół roku. Gdy laboratorium zmieni cennik, widać to w kolejnej fakturze i w Wkładzie, zanim wpłynie na Wynik miesiąca.
Faktury z kategorią „Inne” nie są liczone do zabiegu: zostają w Wyniku miesiąca jako koszt gabinetu, ale nie obniżają Wkładu pozycji cennika.
Co zyskuje gabinet
- Koszt każdej korony
Laboratorium przypisane do prac, a nie jedna wspólna kwota.
- Porównanie dostawców
Ceny tych samych materiałów z kolejnych faktur w jednym miejscu.
- Zgodność z wyciągiem
Faktura kosztowa i przelew z wyciągu opisują ten sam koszt, a różnicę widać w złotych.