Akceptacja planu leczenia jak ją mierzyć i podnosić

Co to jest akceptacja planu leczenia

Po badaniu lekarz przedstawia pacjentowi plan: co trzeba zrobić, w jakiej kolejności i za ile. Część pacjentów zaczyna leczenie od razu, część wraca po kilku tygodniach, a część nie wraca wcale. Akceptacja mówi, jaka część planów zamienia się w leczenie.

To jeden z niewielu wskaźników, które pokazują pieniądze zanim pojawią się w grafiku. Gabinet może mieć pełny kalendarz higienizacji i przeglądów, a jednocześnie tracić większość dużych planów protetycznych i implantologicznych — i nie zobaczyć tego w przychodzie aż do końca kwartału.

Wzór

Żeby wynik dało się porównywać z miesiąca na miesiąc, trzeba z góry ustalić dwie rzeczy:

1. Kiedy plan jest rozpoczęty. Na przykład: pacjent odbył pierwszą wizytę z planu albo wpłacił zaliczkę w ciągu 60 dni od przedstawienia planu.
2. Co z planem przyjętym w części. Najprościej liczyć go jako rozpoczęty, a w akceptacji kwotowej wpisać tylko wartość tej części, którą pacjent zaczął.

Przykład: 55% czy 28%?

Gabinet przez miesiąc przedstawił 40 planów leczenia o łącznej wartości 320 000 zł. W ciągu 60 dni pacjenci rozpoczęli 22 plany o wartości 90 000 zł.

Wynik liczbowy, 55%, wygląda dobrze. Kwotowy pokazuje coś innego: z każdych 100 zł wartości przedstawionych planów pacjenci zaczęli leczenie za 28,10 zł. Prawie cała różnica bierze się z dużych planów. Małe plany są przyjmowane w 80%, a z sześciu planów powyżej 10 000 zł rozpoczęto jeden.

Ile jest warty jeden punkt akceptacji

Wartość planu to przychód, a nie to, co zostaje w gabinecie. Żeby ocenić, ile daje poprawa, trzeba policzyć marżę zabiegów w planie.

Weźmy koronę pełnoceramiczną z poradnika Marża zabiegu: po laboratorium, materiałach, prowizji lekarza, asyście i terminalu zostaje w gabinecie 997,75 zł. Jeśli dzięki lepszej rozmowie z pacjentem co miesiąc rusza leczenie obejmujące dwie korony więcej, w gabinecie zostaje 1 995,50 zł więcej miesięcznie, czyli 23 946 zł rocznie — bez nowych pacjentów i bez dodatkowych kosztów stałych.

W przykładzie wystarczyłby jeden dodatkowy rozpoczęty duży plan miesięcznie, żeby akceptacja kwotowa wzrosła z 28,1% do 38,8%.

Jak podnosić akceptację

Nie ma jednej metody, która działa w każdym gabinecie. Są za to rzeczy, które da się sprawdzić na własnych liczbach w ciągu kwartału:

• Plan na piśmie. Pacjent wychodzi z planem, który może pokazać rodzinie: zabiegi, kolejność, terminy, kwota. Ustnie podana kwota łatwo się zapomina albo rośnie w pamięci.
• Etapy zamiast jednej kwoty. Duży plan rozpisany na etapy pokazuje, co jest pilne, a co może poczekać. Pacjent może zacząć od pierwszego etapu.
• Warianty. Dwa lub trzy warianty leczenia z różnymi kwotami dają pacjentowi wybór zamiast decyzji „tak albo nie”.
• Czas na pytania. Rozmowa o planie w osobnym terminie, a nie w ostatnich minutach wizyty, daje pacjentowi czas na pytania o leczenie i o płatność.
• Jedna osoba do kontaktu. Koordynator planów, który dzwoni do pacjenta po tygodniu i odpowiada na pytania, porządkuje to, co inaczej zależy od przypadku.
• Jasne zasady płatności. Zaliczka, płatność po etapach, raty przez zewnętrzną firmę — zapisane z góry i takie same dla wszystkich pacjentów.

Jak prowadzić rejestr planów

Wystarczy prosta tabela, w której każdy plan ma jeden wiersz:

1. Data przedstawienia i lekarz.
2. Wartość planu.
3. Data rozpoczęcia albo informacja, że pacjent nie zaczął.
4. Wartość części, którą pacjent rozpoczął.
5. Powód odmowy, jeśli pacjent go podał: cena, termin, strach, druga opinia.

Po kwartale widać akceptację każdego lekarza w każdej grupie planów i najczęstsze powody odmowy. To lepsza podstawa do rozmowy z zespołem niż ogólne wrażenie, że „pacjenci nie chcą dużych prac”.

Najczęstsze błędy

1. Tylko akceptacja liczbowa. Ukrywa utratę dużych planów.
2. Brak ustalonej definicji „rozpoczęty”. Bez niej wynik zmienia się zależnie od tego, kto go liczy.
3. Liczenie wartości planu jako zysku. Z planu za 30 000 zł gabinet nie zatrzymuje 30 000 zł — trzeba odjąć laboratorium, materiały i prowizję.
4. Rabat jako jedyne narzędzie. Podnosi akceptację i obniża to, co zostaje z każdego planu.
5. Brak kontaktu po wizycie. Pacjent, do którego nikt nie zadzwoni, często odkłada decyzję bez końca.