Koszt godziny fotela liczony po godzinach, które naprawdę pracują

Co to jest koszt godziny fotela

To kwota, którą gabinet musi zarobić w każdej godzinie pracy fotela tylko po to, żeby pokryć czynsz, pensje rejestracji i administracji, leasing, media, oprogramowanie, księgowość i marketing — zanim zostanie z niej cokolwiek dla właściciela.

Nie zawiera kosztów, które zmieniają się z każdym zabiegiem: laboratorium, materiałów zużytych na pacjenta, prowizji lekarza i asysty przy zabiegu. Te liczy się osobno, przy każdym zabiegu. Dzięki temu rozdziałowi widać dwie różne rzeczy: czy gabinet jako całość jest dobrze zorganizowany (koszt godziny) i czy konkretny zabieg jest dobrze wyceniony (marża zabiegu po kosztach bezpośrednich).

Gdzie liczyć asystę — jedna zasada

Kalkulatory DentMargin liczą asystę przy zabiegu: kalkulator marży ma osobne pole „Asystentka — koszt pracodawcy”, a koszt godziny fotela jej nie zawiera. Jeśli w Twoim gabinecie asysta ma stałą pensję niezależną od liczby pacjentów i wolisz ująć ją w kosztach stałych, możesz — ale wtedy w rachunku zabiegu wpisz w polu asysty 0 zł. Każdą pozycję liczymy raz: albo w stawce godziny, albo w zabiegu, nigdy w obu miejscach.

Wzór

Obłożenie to odsetek godzin otwarcia, w których na fotelu siedzi pacjent. Puste okienka, nieodwołane wizyty, przerwy między pacjentami dłuższe niż sprzątanie stanowiska — wszystko to obniża obłożenie i podnosi koszt każdej przepracowanej godziny.

Przykład na liczbach

Gabinet z dwoma fotelami, otwarty 40 godzin w tygodniu na każdy fotel. Koszty stałe w miesiącu:

Koszty dzielimy na dwa fotele: 19 000 zł na stanowisko. Godzin otwarcia jednego fotela w miesiącu jest 40 × 4,33 = 173,2. Przy obłożeniu 70% fotel pracuje z pacjentem 121,2 godziny.

Różnica między pierwszym a trzecim wierszem to 47 zł na każdej godzinie. Przy 240 przepracowanych godzinach w miesiącu (dwa fotele) to ponad 11 000 zł kosztów, których cennik liczony „po godzinach otwarcia” po prostu nie widzi.

Dlaczego obłożenie zmienia wszystko

Koszty stałe płacisz niezależnie od tego, czy fotel pracuje. Jeśli w danym miesiącu pacjentów było mniej, ta sama kwota rozkłada się na mniej godzin — i każda z nich musi zarobić więcej.

To dlatego dwa gabinety z identycznym czynszem i zespołem potrafią mieć zupełnie inną rentowność przy tych samych cenach. Ten z obłożeniem 85% ma godzinę o 90 zł tańszą niż ten z obłożeniem 50%. Przy cenniku ustawionym „jak u konkurencji” pierwszy zarabia, drugi dokłada.

W przykładach DentMargin przyjmujemy 75–85% obłożenia jako założenie modelowe dla dobrze zorganizowanego gabinetu. Ten przedział często pojawia się w materiałach firm doradczych i dostawców oprogramowania w USA, ale nie znaleźliśmy publikacji z opisaną metodą i próbą, którą moglibyśmy wskazać jako źródło — traktuj go jako punkt odniesienia do własnych pomiarów, nie normę. Sam mechanizm nie zależy od kraju: przy niskim obłożeniu problem leży częściej w grafiku niż w cenniku, więc zanim podniesiesz ceny, sprawdź, czy nie płacisz za puste godziny.

Ile kosztuje pusta godzina

Tu łatwo policzyć ten sam koszt dwa razy, więc rozdzielamy trzy różne liczby:

1. Koszt utrzymania gotowości — koszty stałe na jedną godzinę otwarcia. W przykładzie 109,70 zł. Gabinet płaci je zawsze, czy fotel pracuje, czy stoi.
2. Koszt godziny fotela — te same koszty rozłożone tylko na godziny przepracowane. W przykładzie 156,71 zł. Ta stawka już zawiera puste godziny: jest wyższa właśnie dlatego, że część godzin otwarcia nie pracuje. Służy do wyceny zabiegów, a nie do liczenia straty z odwołanej wizyty.
3. Utracona marża — kwota, która zostałaby z zabiegu po laboratorium, materiałach, prowizji i asyście, gdyby wizyta się odbyła.

Odwołana wizyta nie tworzy nowego wydatku: czynsz, leasing i pensje rejestracji są takie same jak przy wizycie, która się odbyła. Realna strata to utracona marża z tego terminu, o ile nie uda się go zapełnić innym pacjentem. Każda niezapełniona godzina obniża też obłożenie, a przez to podnosi koszt godziny fotela przy następnym przeliczeniu — to ten sam koszt widziany z drugiej strony, nie dodatkowa pozycja do zsumowania.

Przykład modelowy: wizyta na 90 minut przy marży 300 zł na godzinę pracy fotela to około 450 zł marży, której gabinet nie zarobi, jeśli termin zostanie pusty. Doliczanie do tego kosztu godziny fotela (1,5 × 156,71 zł) liczyłoby koszty stałe drugi raz.

Z tego rozróżnienia wynikają bardzo praktyczne decyzje:

• Zadatek przy długich wizytach ma sens, gdy jego kwota realnie łagodzi utraconą marżę z zarezerwowanego czasu, a nie jest symboliczna.
• Lista rezerwowa pacjentów na krótkie terminy zwraca się szybciej niż kolejna reklama.
• Grafik higienistki ustawiony w luki lekarza podnosi obłożenie bez dodatkowych kosztów stałych.

Trzy decyzje, które zmieniają się, gdy znasz tę liczbę

1. Cena minimalna zabiegu

Zabieg, który zajmuje fotel przez godzinę, musi po odjęciu laboratorium, materiałów i prowizji zostawić co najmniej koszt tej godziny. Jeśli zostawia mniej, każdy kolejny taki zabieg pogłębia stratę — nawet jeśli „marża procentowa” wygląda dobrze. Więcej o tym w poradniku Marża zabiegu po laboratorium.

2. Czy dołożyć fotel albo dzień pracy

Nowe stanowisko podnosi koszty stałe, ale rozkłada część z nich (czynsz, rejestrację, oprogramowanie) na więcej godzin. Jeśli obłożenie istniejących foteli jest wysokie, kolejny fotel zwykle obniża koszt godziny. Jeśli obłożenie jest niskie, kolejny fotel tylko pogłębia problem.

3. Rozmowa o prowizji lekarza

Lekarz, który pracuje szybko, zużywa mniej godzin fotela na ten sam przychód. Bez znajomości kosztu godziny trudno to docenić w umowie — i trudno zauważyć, że wolniejsza praca przy tej samej prowizji kosztuje gabinet realne pieniądze. Zobacz też: Prowizja lekarza dentysty.

Najczęstsze błędy

1. Dzielenie przez godziny otwarcia. Zaniża koszt o tyle, ile wynosi puste miejsce w grafiku — w przykładzie o 30%.
2. Wliczanie laboratorium i materiałów do kosztów stałych. Te koszty zależą od zabiegu; wrzucone do stawki godzinowej podwójnie obciążają zabiegi protetyczne i zaniżają koszt prostych.
3. Pominięcie pensji właściciela. Jeśli lekarz-właściciel nie wypłaca sobie wynagrodzenia, a pracuje na fotelu, jego czas też ma koszt. Bez tego rentowność wygląda lepiej, niż jest.
4. Liczenie raz na zawsze. Nowy leasing, podwyżka czynszu albo zmiana zespołu zmieniają stawkę. Wystarczy przeliczać ją raz na kwartał.
5. Jedna stawka dla foteli o różnym obłożeniu. Fotel higienistki i fotel chirurgiczny mają zwykle inne obłożenie i inne koszty sprzętu. Wspólna średnia ukrywa, który z nich zarabia.

Jak liczyć to regularnie, bez arkusza

Raz policzony koszt godziny ma sens tylko wtedy, gdy nadąża za gabinetem. W panelu DentMargin koszt każdego stanowiska liczy się z kosztów i godzin pracy, a potem automatycznie wchodzi do rachunku każdego zabiegu — więc od razu widać, które pozycje cennika nie pokrywają czasu, który zajmują.