Nieopłacone prace pieniądze, które już wyszły z kasy

Dwie marże: wytworzona i wpłacona

Program gabinetowy pokazuje zwykle, co zostało wykonane. Konto bankowe pokazuje, co wpłynęło. Między tymi liczbami jest różnica, którą warto nazwać:

• Marża wytworzona — ile zostałoby w gabinecie, gdyby pacjenci zapłacili za wszystko, co wykonano.
• Marża wpłacona — ile faktycznie zostało, licząc tylko pieniądze, które wpłynęły.

W dobrze prowadzonym gabinecie te liczby są blisko siebie. Gdy rozjeżdżają się co miesiąc, gabinet finansuje leczenie pacjentów z własnej kieszeni — i często nie wie o tym, bo raport z programu wygląda dobrze.

Ile kosztuje niezapłacona korona

Gdyby pacjent wpłacił 1 000 zł zaliczki, gabinet i tak byłby na minusie o 733 zł, dopóki nie wpłynie reszta. Marża wytworzona z tej korony to 997,75 zł; marża wpłacona przy braku wpłaty to −1 722 zł. Różnica między nimi to dokładnie kwota, której brakuje.

Polityka płatności, która chroni gabinet

Spokojna, zapisana z góry zasada działa lepiej niż każda rozmowa o zaległości po fakcie:

1. Zaliczka przed wysłaniem pracy do laboratorium — co najmniej w wysokości kosztu pracowni i materiałów. Pacjent, który zaakceptował plan, rzadko ma z tym problem, jeśli usłyszy to przy planie, a nie przy wycisku.
2. Płatność końcowa przy oddaniu pracy — zanim pacjent wyjdzie z gabinetu, nie „przy następnej wizycie”.
3. Raty z jasnym harmonogramem — jeśli gabinet je oferuje, termin i kwota każdej raty powinny być zapisane w planie leczenia.
4. Prowizja od wpłaty — lekarz zarabia wtedy, gdy zarabia gabinet. Ryzyko zaległości przestaje obciążać jedną stronę.
5. Jedna osoba odpowiedzialna za należności — w rejestracji albo w biurze. Bez tego każdy myśli, że zajmuje się tym ktoś inny.

Wiekowanie należności: im wcześniej, tym łatwiej

Zaległości warto przeglądać w przedziałach: do 30 dni, 31–60, 61–90 i powyżej 90 dni. Każdy przedział wymaga innej reakcji:

Doświadczenia firm windykacyjnych w Stanach Zjednoczonych są zgodne: należność starsza niż 90 dni ma wyraźnie mniejszą szansę na pełną spłatę niż ta sprzed miesiąca. Każdy tydzień zwłoki z pierwszym przypomnieniem obniża szanse na odzyskanie pieniędzy.

Co liczyć co miesiąc

• Kwota zaległości w podziale na przedziały wieku.
• Koszty poniesione w zaległych pracach — ile gotówki gabinet już wydał na leczenie, za które nie dostał zapłaty.
• Udział marży wpłaconej w wytworzonej — jak blisko są obie liczby.
• Lista pięciu największych zaległości z datą ostatniego kontaktu.

Panel DentMargin liczy te liczby z danych gabinetu i pokazuje nieopłacone prace z marżą, która na nie czeka, oraz z kosztami, które już wyszły z kasy.

Najczęstsze błędy

1. Oddawanie pracy bez płatności końcowej. „Zapłaci przy kontroli” to najczęstszy początek zaległości.
2. Prowizja od wykonania przy leczeniu na raty. Gabinet finansuje wynagrodzenie lekarza do czasu wpłaty pacjenta.
3. Brak zaliczki na koszt laboratorium. Przy rezygnacji pacjenta w trakcie leczenia rachunek pracowni zostaje w całości po stronie gabinetu.
4. Przegląd zaległości raz na kwartał. Po trzech miesiącach rozmowa jest trudniejsza, a szanse na zapłatę mniejsze.
5. Ocena wyniku po raporcie wykonanych zabiegów. Pokazuje marżę wytworzoną, nie tę, która trafiła na konto.