Materiały i zapasy koszt, rotacja i zamówienia

Dwa koszty materiałów

Materiały pojawiają się w finansach gabinetu w dwóch miejscach i każde odpowiada na inne pytanie:

• Materiały w zabiegu — ile kosztuje to, co zużywa się na jednego pacjenta: kompozyt, wyciskowe, cement, jednorazowe narzędzia. To koszt bezpośredni, który obniża marżę zabiegu.
• Materiały na półce — ile pieniędzy gabinet ma zamrożonych w zapasie. To nie jest koszt w rachunku zabiegu, ale to gotówka, której nie ma na koncie.

Gabinet może mieć dobrze policzone materiały w każdym zabiegu i jednocześnie trzymać w magazynku zapas na pół roku. I odwrotnie: idealnie mały zapas nie pomoże, jeśli materiały nie są wliczone w cenę zabiegu.

Materiały w zabiegu

W koronie pełnoceramicznej z poradnika Marża zabiegu materiały kosztują 165 zł, a w gabinecie zostaje 997,75 zł. Co się stanie, gdy hurtownia podniesie ceny i materiały do tej samej korony będą kosztować 200 zł?

Cała podwyżka, 35 zł, obciąża gabinet. Lekarz dostaje tyle samo, bo jego prowizja jest liczona od kwoty po laboratorium, a materiałów z niej nie odejmuje. To częsty układ i dlatego ceny materiałów warto obserwować tak samo uważnie jak ceny laboratorium.

Materiały na półce: rotacja i miesiące zapasu

Przykład: na półkach i w szafkach leżą materiały za 27 000 zł. Gabinet zużywa ich za 9 000 zł miesięcznie, czyli 108 000 zł w roku.

Uwolnienie 18 000 zł nie wymaga cięcia kosztów. Wystarczy przez kilka miesięcy kupować mniej, niż się zużywa, aż zapas spadnie do poziomu, który pokrywa bieżącą pracę. Te pieniądze zostają na koncie i mogą zasilić rezerwę gabinetu — więcej o niej w poradniku Cash flow i rezerwa finansowa gabinetu.

Kiedy zamawiać: punkt zamówienia

Mały zapas ma sens tylko wtedy, gdy materiałów nie brakuje w trakcie leczenia. Dlatego dla materiałów zużywanych codziennie warto ustalić punkt zamówienia — stan, przy którym składa się kolejne zamówienie.

Przykład: gabinet zużywa 6 strzykawek kompozytu tygodniowo, czyli 1,2 dziennie przy pięciu dniach pracy. Dostawa trwa 3 dni robocze, a na wypadek opóźnienia lub większego ruchu gabinet chce mieć zawsze 4 strzykawki w zapasie.

Punkt zamówienia to 1,2 × 3 + 4 = 7,6, czyli 8 strzykawek. Gdy na półce zostaje 8 strzykawek, osoba odpowiedzialna za zamówienia zamawia kolejną partię. Wystarczy karteczka na pudełku albo pozycja w arkuszu.

Rabat ilościowy: kiedy się nie opłaca

Hurtownia proponuje 8% rabatu przy zakupie materiału na pół roku. Gabinet zużywa go za 1 500 zł miesięcznie.

Rabat 720 zł wygląda dobrze na fakturze, ale przy materiałach z krótkim terminem ważności albo przy zmianie metody pracy łatwo go stracić. Do tego 9 000 zł wychodzi z konta od razu, a nie w sześciu ratach po 1 500 zł. Zakup na zapas ma sens przy materiałach z długim terminem, zużywanych w stałym tempie.

Porządek w materiałach w czterech krokach

1. Jedna osoba odpowiada za zamówienia. Kilka osób zamawiających „na wszelki wypadek” to najprostsza droga do zapasu na pół roku.
2. Spis z natury raz na kwartał. Policz, co leży na półkach, i zapisz wartość w cenach zakupu. Bez tego nie da się policzyć rotacji.
3. Terminy ważności na widoku. Materiały z najkrótszym terminem na przód półki, przeterminowane — zapisane jako strata, żeby było widać, ile ich jest.
4. Ceny z faktur porównywane co miesiąc. Faktury z hurtowni w formacie z KSeF da się wczytać i porównać pozycja po pozycji — zobacz poradnik KSeF w gabinecie.

Najczęstsze błędy

1. Materiały netto w gabinecie zwolnionym z VAT. Zaniża koszt każdego zabiegu o nieodliczony podatek.
2. Materiały liczone „na oko” jako procent ceny. Ukrywa podwyżki hurtowni, które w całości obciążają gabinet.
3. Zapas bez limitu. Gotówka zamrożona na półkach to pieniądze, których brakuje w słabszym miesiącu.
4. Rabat bez rachunku przeterminowania. Przy krótkim terminie ważności rabat zamienia się w stratę.
5. Brak punktu zamówienia. Materiał kończy się w środku dnia, a pilne zamówienie kosztuje więcej.