Cash flow gabinetu zysk to jeszcze nie pieniądze na koncie

Wynik a gotówka

Wynik miesiąca liczy się z pracy wykonanej w tym miesiącu: przychód z zabiegów minus koszty. Gotówka liczy się z tego, co naprawdę wpłynęło i wypłynęło z konta. Te dwie liczby rozjeżdżają się z kilku powodów:

• Wpłata pacjenta przychodzi później. Praca jest wykonana i wliczona w wynik, ale pieniędzy jeszcze nie ma.
• Gabinet płaci wcześniej. Faktura z laboratorium, materiały na zapas, prowizja lekarza — wychodzą z konta, zanim pacjent zapłaci.
• Wydatki, których nie ma w wyniku. Rata kredytu w części kapitałowej, zakup sprzętu za gotówkę, wypłata dla właściciela.

Przykład: miesiąc na plus, konto na minus

Gabinet z dwoma fotelami z poradnika Próg rentowności: 45 000 zł kosztów stałych, 300 zł marży na godzinę pracy fotela, obłożenie 60%. Wynik miesiąca to 17 352 zł. Co dzieje się z gotówką?

Gabinet zarabia, a na koncie ubywa. Jeśli taki miesiąc się powtarza, właściciel ma wrażenie, że „gabinet nie zarabia”, choć problemem nie jest wynik, tylko to, gdzie zatrzymują się pieniądze.

Ile kosztuje praca, za którą pacjent jeszcze nie zapłacił

Korona pełnoceramiczna z poradnika Marża zabiegu zostawia w gabinecie 997,75 zł — ale dopiero wtedy, gdy pacjent zapłaci. Dopóki nie zapłaci, a prowizja lekarza jest wypłacana za wykonane prace, gabinet ma po niej 1 722 zł mniej na koncie: zapłacił laboratorium (620 zł), materiały (165 zł), prowizję lekarza (852 zł) i asystę (85 zł).

Jeśli prowizja lekarza jest liczona od kwoty wpłaconej przez pacjenta, przed wpłatą gabinet ma po tej koronie 870 zł mniej, bo prowizji jeszcze nie wypłacił. Po wpłacie prowizja jest jednak liczona od pełnej kwoty — to osobny rachunek, opisany w poradniku Prowizja lekarza dentysty.

Rezerwa finansowa: ile i po co

Rezerwa to pieniądze odłożone na miesiące, w których gotówki wpływa mniej, niż wypływa: wakacje, ferie, choroba lekarza, awaria sprzętu, opóźnione płatności pacjentów.

Ile miesięcy — to decyzja właściciela. W przykładzie przyjmujemy trzy: 45 000 zł × 3 = 135 000 zł. Dla porównania, jak zmienia się wynik tego samego gabinetu przy różnym obłożeniu:

Słabszy miesiąc z obłożeniem 40% to strata 3 432 zł — niewiele w porównaniu z rezerwą. Ale miesiąc z zamkniętym gabinetem (urlop całego zespołu, remont, awaria unitu) to pełne 45 000 zł kosztów bez wpływów. Rezerwa jest właśnie na takie miesiące.

Plan gotówki na 13 tygodni

Wynik liczy się raz w miesiącu. Gotówkę lepiej planować tygodniami, bo czynsz, wypłaty i raty przypadają na konkretne dni. Najprostszy plan to tabela na 13 tygodni (jeden kwartał):

1. Stan konta na początek tygodnia.
2. Wpływy: płatności pacjentów za zaplanowane wizyty, wpłaty za etapy leczenia, spłaty zaległości.
3. Wydatki: czynsz, wypłaty, prowizje, laboratorium, hurtownia, raty, podatki i składki w terminach płatności.
4. Stan konta na koniec tygodnia — staje się stanem na początek następnego.

Co tydzień zastępuje się plan tym, co się wydarzyło, i dopisuje kolejny tydzień na końcu. Po kilku tygodniach widać, w których tygodniach gotówki jest najmniej — i czy rezerwa ich nie pokrywa.

Jak poprawić cash flow bez zmiany wyniku

• Płatność po etapach leczenia. Pacjent wpłaca za każdy etap, zanim gabinet poniesie koszt następnego. Szczególnie przy protetyce i implantach.
• Zaliczka przed zamówieniem pracy w laboratorium. Gabinet nie finansuje pracy, której pacjent może nie odebrać.
• Mniejszy zapas materiałów. W przykładzie z poradnika Materiały i zapasy zejście do zapasu na jeden miesiąc uwalnia 18 000 zł.
• Terminy płatności dopasowane do wpływów. Faktury z laboratorium i hurtowni z terminem, który nie wypada w najsłabszym tygodniu miesiąca.
• Wypłata dla właściciela według planu. Stała kwota co miesiąc, a nadwyżka dopiero po uzupełnieniu rezerwy.

Najczęstsze błędy

1. Mylenie wyniku ze stanem konta. Dobry wynik nie chroni przed brakiem gotówki.
2. Brak rezerwy. Pierwszy zamknięty miesiąc kończy się kredytem w rachunku albo opóźnionymi płatnościami.
3. Rezerwa na tym samym koncie co bieżące wydatki. Łatwo ją wydać, nie zauważając tego.
4. Wypłata dla właściciela „z tego, co jest na koncie”. Przy rosnących należnościach to pieniądze, których gabinet jeszcze nie dostał.
5. Planowanie tylko w miesiącach. Miesiąc może się zgadzać, a w drugim tygodniu zabraknie na wypłaty.