Nadużycia finansowe w gabinecie jak je wykryć i im zapobiec

Błąd czy nadużycie

Zanim zaczniesz szukać nadużyć, warto przyjąć jedną zasadę: kontrola dotyczy procesu, nie ludzi. Różnica w kasie to najczęściej źle wpisana płatność, pomylony pacjent albo zwrot zaksięgowany dzień później. Kontrole opisane niżej łapią przede wszystkim takie pomyłki — i dlatego zespół szybko uznaje je za normalną część pracy, a nie za oznakę braku zaufania.

Te same kontrole sprawiają, że nadużycie jest trudne i szybko widoczne. To najlepsza ochrona dla uczciwych pracowników: gdy każda różnica jest wyjaśniana od razu, nikt nie musi się tłumaczyć po miesiącach.

Gdzie najczęściej powstają straty

Kontrola 1: codzienne uzgodnienie kasy

Na koniec każdego dnia porównuje się trzy listy: wizyty z grafiku, płatności wpisane do programu i pieniądze, które naprawdę wpłynęły (terminal i gotówka w kasie).

Wyjaśnienie zwykle jest proste: wizyta bez płatności to pacjent w trakcie leczenia płatnego po etapach, a 400 zł to przelew, który dotrze jutro. Ważne, żeby różnicę wyjaśnić tego samego dnia, kiedy wszyscy jeszcze pamiętają, co się działo. Po tygodniu nie da się już odtworzyć, skąd się wzięła.

Kontrola 2: raport rabatów

Rabat zmniejsza kwotę od pacjenta, ale nie zmniejsza rachunku z laboratorium ani kosztu materiałów. Ile zabiera gabinetowi, zależy od umowy z lekarzem. W koronie z poradnika Marża zabiegu, z prowizją lekarza liczoną od kwoty po laboratorium:

Każde dodatkowe 150 zł rabatu zabiera gabinetowi 88,35 zł, lekarzowi 60 zł, a 1,65 zł to mniejsza opłata za terminal. Dziesięć takich koron w miesiącu to 883,50 zł mniej w gabinecie, czyli 10 602 zł rocznie.

Kontrola jest prosta: raz w miesiącu raport wszystkich rabatów według osoby, która je wpisała, z zasadą, kto może udzielić rabatu i do jakiej kwoty. Rabaty wpisane po zapłacie albo wyraźnie częstsze u jednej osoby wymagają wyjaśnienia.

Kontrola 3: zużycie materiałów a liczba zabiegów

Materiały znikają z magazynku z trzech powodów: zużycie przy pacjencie, przeterminowanie i wszystko inne. Pierwsze dwa da się policzyć.

Przykład: gabinet wykonał w miesiącu 120 wypełnień. Z poprzednich kwartałów wie, że zużywa średnio 0,2 strzykawki kompozytu na wypełnienie, więc spodziewa się 24 strzykawek. Z magazynku ubyło 36. Różnica to 12 strzykawek, czyli przy cenie 140 zł za strzykawkę 1 680 zł w jednym miesiącu.

Taka różnica nie musi oznaczać nadużycia — może to być zmiana techniki pracy nowego lekarza albo materiał, który się zepsuł. Ale bez tego rachunku nikt by jej nie zauważył. Jak prowadzić magazynek, żeby takie porównanie było możliwe, pokazuje poradnik Materiały i zapasy.

Kontrola 4: faktury i przelewy

• Faktura płacona tylko raz. Przed przelewem sprawdź, czy faktura o tym numerze od tego dostawcy nie została już zapłacona.
• Numer konta potwierdzony telefonicznie. Gdy dostawca „zmienia numer konta” mailem, zadzwoń do niego na znany wcześniej numer telefonu, a nie na ten podany w wiadomości.
• Dwie osoby przy przelewie. Jedna przygotowuje przelewy, druga je zatwierdza.
• Faktury przypisane do prac. Faktura z laboratorium za pracę, której nie ma w grafiku, to sygnał do wyjaśnienia. Faktury w formacie KSeF łatwiej porównać z listą prac — zobacz poradnik KSeF w gabinecie.

Prowizje: rozliczenie z listy prac

Prowizja lekarza jest liczona od listy prac z danego miesiąca. Ta lista powinna pochodzić z programu gabinetowego, a nie z zestawienia przygotowanego ręcznie. Przy rozliczeniu warto sprawdzić, czy ta sama praca nie występuje dwa razy (na przykład korona rozpisana na dwie wizyty) i czy podstawa prowizji jest taka, jak w umowie. Różne podstawy i ich skutki opisuje poradnik Prowizja lekarza dentysty, a pozycje miesięcznej wypłaty — Rozliczenie lekarza dentysty za miesiąc.

Najczęstsze błędy

1. Kontrola tylko „gdy coś jest nie tak”. Wtedy jest już za późno, a kontrola wygląda jak oskarżenie.
2. Jedna osoba od początku do końca. Przyjmuje płatności, wpisuje rabaty i sama sprawdza kasę.
3. Brak zasad rabatów. Bez ustalonych limitów nie da się odróżnić rabatu uzgodnionego od nadużycia.
4. Brak spisu z natury. Bez stanu magazynku nie da się porównać zużycia z zabiegami.
5. Przelew na numer konta z maila. Najprostszy sposób, żeby zapłacić komuś, kto nie jest dostawcą.