Otwarcie gabinetu budżet i plan na pierwsze 24 miesiące

Dwie części budżetu

Większość planów otwarcia kończy się na kosztorysie: unit, RTG, autoklaw, remont, meble. To jest inwestycja — pieniądze wydane raz, zanim przyjdzie pierwszy pacjent.

Druga część jest mniej widoczna, a to ona najczęściej decyduje, czy gabinet przetrwa pierwszy rok. To rezerwa na rozruch. Od pierwszego dnia trzeba płacić czynsz, pensje rejestracji i administracji, raty leasingu i oprogramowanie. Pacjentów jest na początku mało, więc przez kilka miesięcy koszty są wyższe niż to, co zostaje z zabiegów. Tę różnicę trzeba mieć odłożoną z góry.

Inwestycja: przykładowy kosztorys

Poniższe kwoty to założenia przykładu, nie średnie rynkowe. Ceny lokali, remontów i sprzętu różnią się między miastami i dostawcami, dlatego w swoim planie wpisz oferty, które masz na stole. Część sprzętu (unit, RTG) jest tu w leasingu: w inwestycji jest tylko wkład własny, a rata trafia do kosztów miesięcznych.

Koszty miesięczne i próg rentowności

Gabinet z przykładu ma jeden fotel otwarty 40 godzin w tygodniu, czyli 173,2 godziny w miesiącu (40 × 4,33 tygodnia). Leczy właściciel, więc nie ma prowizji lekarza — dlatego z godziny pracy zostaje więcej niż w gabinecie, w którym pracują lekarze na prowizji. Przyjmujemy 400 zł marży na godzinę pracy fotela (to, co zostaje po laboratorium, materiałach, asyście i terminalu).

Próg rentowności to 28 000 zł ÷ 400 zł = 70 godzin pracy w miesiącu. Przy 173,2 godzinach otwarcia oznacza to obłożenie 40,4%. Poniżej tego poziomu gabinet dokłada do każdego miesiąca. Jak liczyć próg dokładniej, pokazuje poradnik Próg rentowności.

Plan na 24 miesiące

Nowy gabinet nie startuje z pełnym grafikiem. W przykładzie obłożenie rośnie od 15% w pierwszym miesiącu do 60% na koniec pierwszego roku, w drugim roku dochodzi do 65%, a od 19. miesiąca do 70%. To założenie, nie prognoza — tempo zależy od lokalizacji, konkurencji i marketingu.

Z tej tabeli wynikają trzy liczby, które warto mieć przed podpisaniem umowy najmu:

1. Najgłębszy punkt to 6. miesiąc: suma strat sięga 53 688 zł. Tyle pieniędzy musi czekać na koncie, zanim gabinet zacznie zarabiać.
2. Pierwszy miesiąc na plus to 7. miesiąc, a straty z rozruchu odrabiają się w 12. miesiącu.
3. Inwestycja wraca w 28. miesiącu — przy założeniu, że od 19. miesiąca obłożenie zostaje na 70%. Po 24 miesiącach do odzyskania zostaje jeszcze 78 438 zł.

Ile wynosi rezerwa

Rezerwa z przykładu to suma strat do 6. miesiąca plus bufor na jeden miesiąc kosztów stałych:

Bufor jest potrzebny, bo plan rzadko idzie dokładnie według tabeli. Wystarczy, że obłożenie rośnie o miesiąc wolniej, a strata sumuje się do kwoty wyższej niż w planie. Dlatego dobrze jest policzyć też wariant ostrożny: to samo tempo, przesunięte o dwa lub trzy miesiące.

Co najbardziej zmienia wynik

• Tempo zapełniania grafiku. Każdy miesiąc z obłożeniem poniżej progu powiększa rezerwę, której potrzebujesz.
• Koszty stałe przed otwarciem. Czynsz płacony w czasie remontu i pensje zespołu zatrudnionego przed pierwszym pacjentem to koszty, których nie ma w tabeli powyżej — dolicz je do inwestycji.
• Marża na godzinę. Zabiegi wycenione poniżej kosztu godziny fotela wypełniają grafik, ale nie skracają drogi do progu. Jak to sprawdzić, pokazuje poradnik Marża zabiegu.
• Kolejny lekarz. Lekarz na prowizji zwiększa liczbę godzin pracy, ale z każdej jego godziny zostaje mniej. To osobny rachunek, opisany w poradniku Czy opłaca się zatrudnić kolejnego lekarza.

Najczęstsze błędy

1. Budżet bez rezerwy. Kosztorys sprzętu jest pełny, ale nie ma pieniędzy na miesiące, w których gabinet dokłada.
2. Plan od razu z pełnym grafikiem. Liczenie progu rentowności przy obłożeniu 70% od pierwszego miesiąca ukrywa całą stratę rozruchu.
3. Wypłata właściciela wliczona w zysk. Wynik gabinetu i pensja właściciela to dwie różne rzeczy — plan musi pokazać obie.
4. Raty leasingu poza planem. Sprzęt w leasingu nie obciąża inwestycji, ale obciąża każdy miesiąc.
5. Brak sprawdzania planu z rzeczywistością. Plan warto porównywać z wynikiem raz w miesiącu i od razu poprawiać założenia.